Con la Versione Gold di WinVaria puoi importare direttamente un file Excel contenente almeno ISBN e quantità, trasformando rapidamente un elenco di libri in un carico, una prenotazione o un reso.
Una funzione particolarmente utile quando si lavora con elenchi numerosi: invece di ricercare e inserire ogni titolo singolarmente, WinVaria acquisisce automaticamente i dati presenti nel file, velocizzando il lavoro e riducendo il rischio di errori.
A chi è rivolto
L’importazione da Excel è particolarmente utile per:
- forniture destinate a biblioteche, scuole o altri enti;
- ordini composti da numerosi titoli;
- elenchi ricevuti da clienti o fornitori
Quali problemi risolve
Con l’import automatico da Excel puoi:
- evitare di inserire ISBN e quantità uno alla volta;
- velocizzare la gestione di elenchi composti da molti titoli;
- ridurre gli errori di digitazione e inserimento;
- trasformare rapidamente un file in un’operazione di carico, prenotazione, reso o ordine.
Come funziona
Il file Excel deve contenere le informazioni necessarie all’importazione, cioè ISBN e quantità.
Dalla schermata interessata è sufficiente avviare la funzione di importazione e selezionare il file: WinVaria legge i dati presenti nell’Excel e li acquisisce automaticamente, evitando di dover ricercare e inserire manualmente ogni singolo articolo.
L’importazione è disponibile nelle schermate di:
- Carico;
- Prenotazione;
- Reso al fornitore;
- Ordine Cartoleria.
In questo modo lo stesso strumento può essere utilizzato in diverse fasi del lavoro quotidiano della libreria.
Perché utilizzare l’importazione da Excel
- Inserimento molto più veloce: un elenco composto da numerosi ISBN può essere acquisito in pochi passaggi, evitando l’inserimento manuale di ogni titolo.
- Meno errori di digitazione: i codici vengono letti direttamente dal file, riducendo il rischio di sbagliare ISBN o quantità durante l’inserimento.
- Utile per grandi forniture: quando si ricevono elenchi con molti titoli, l’importazione permette di trasformarli rapidamente in dati utilizzabili all’interno del gestionale.
- Un unico strumento per diverse operazioni: la funzione non è limitata agli ordini: può essere utilizzata anche per carichi, prenotazioni e resi al fornitore.
Domande frequenti
Quali dati deve contenere il file Excel?
Per effettuare l’importazione sono necessari almeno i dati utilizzati da WinVaria per identificare gli articoli e le relative quantità, in particolare ISBN e quantità.
Posso importare un Excel per effettuare un carico di magazzino, oppure una prenotazione o un reso?
Sì. L’importazione da Excel è disponibile direttamente dalla varie schermate interessate, rendendo più rapido l’inserimento di elenchi composti da numerosi titoli.
È utile per gestire le forniture alle biblioteche?
Sì. È particolarmente comoda quando la libreria riceve un elenco già predisposto con numerosi ISBN, ad esempio per forniture bibliotecarie o iniziative legate a contributi pubblici.
Qual è il vantaggio rispetto all’inserimento manuale?
Il vantaggio principale è il risparmio di tempo: invece di ricercare e inserire ogni ISBN singolarmente, WinVaria acquisisce direttamente i dati presenti nel file. Si riduce inoltre il rischio di errori di digitazione.
L’importazione da Excel è disponibile in tutte le versioni di WinVaria?
No. L’importazione automatica da Excel è una funzione della Versione Gold di WinVaria.
Posso utilizzare l’importazione anche se il file mi viene fornito da un cliente o da un ente?
Sì, purché il file contenga i dati necessari nel formato previsto. Spesso è utile chiamare il nostro servizio di Assistenza per predisporre il file correttamente e poi procedere con l’import.