Con la funzione Prestiti puoi registrare i libri che escono temporaneamente dalla libreria e sapere sempre dove si trovano e quali quantità sono ancora disponibili in negozio.
La funzione è particolarmente utile quando i libri vengono portati a fiere, presentazioni, mostre, eventi esterni oppure affidati temporaneamente in conto visione.
Al rientro è sufficiente registrare ciò che viene restituito: WinVaria aggiorna le giacenze e ricava automaticamente, dalla differenza, i libri venduti durante l’evento.
A chi è rivolto
La funzione è pensata per librerie e cartolibrerie che movimentano temporaneamente libri e articoli al di fuori del punto vendita.
È particolarmente utile per chi:
- partecipa a fiere, mostre e mercatini;
- organizza presentazioni ed eventi fuori sede;
- porta una selezione di libri presso scuole, biblioteche o altre strutture;
- lascia libri temporaneamente in conto visione;
- vuole continuare a conoscere le disponibilità reali del negozio anche mentre parte della merce si trova altrove.
Quali problemi risolve
Con la Gestione Prestiti e Restituzioni puoi:
- sapere quali libri sono temporaneamente fuori dalla libreria;
- evitare di considerare disponibili copie che in realtà si trovano a un evento;
- mantenere sotto controllo la merce affidata temporaneamente all’esterno;
- registrare facilmente i libri che rientrano;
- ricavare automaticamente le vendite effettuate durante un evento.
Come funziona
1. Registri i libri che escono dalla libreria
Prima dell’evento, registri in WinVaria i titoli e le quantità che escono temporaneamente dal negozio.
Il gestionale mantiene traccia di questa movimentazione, permettendo a chi rimane in libreria di sapere quali copie sono effettivamente disponibili e quali si trovano momentaneamente fuori sede.
2. Porti i libri all’evento
I libri possono essere venduti durante una fiera, una presentazione o un’altra iniziativa esterna.
Nel frattempo, il negozio può continuare normalmente la propria attività avendo una situazione più precisa delle disponibilità.
3. Registri solamente ciò che rientra
Al termine dell’evento non è necessario inserire manualmente tutte le vendite effettuate.
È sufficiente indicare a WinVaria quali libri e quali quantità sono rientrati.
4. WinVaria calcola ciò che è stato venduto
Il gestionale confronta automaticamente i libri usciti con quelli restituiti:
- i libri rientrati tornano disponibili nella giacenza della libreria;
- i libri non rientrati vengono considerati venduti e registrati come tali.
In questo modo il rientro diventa molto più rapido e il magazzino rimane aggiornato.
Perché utilizzare la Gestione Prestiti e Restituzioni
- Sai sempre dove si trovano i libri: anche quando parte della merce è fuori sede, WinVaria ne mantiene traccia e permette di distinguere ciò che è in negozio da ciò che è temporaneamente altrove.
- Il rientro è molto più semplice: terminato l’evento, devi registrare soltanto i libri che tornano in libreria.
- Le vendite vengono ricavate automaticamente: WinVaria calcola la differenza tra quantità uscite e rientrate e registra come venduti i libri mancanti.
- Le giacenze rimangono aggiornate: i libri restituiti vengono nuovamente resi disponibili, mentre quelli venduti vengono correttamente scaricati.
Domande frequenti
Per quali situazioni posso utilizzare la Gestione Prestiti e Restituzioni?
La funzione è utile per fiere, mostre, presentazioni, mercatini, eventi esterni, conto visione e, più in generale, quando dei libri escono temporaneamente dal punto vendita.
La libreria può rimanere aperta mentre alcuni libri sono a un evento?
Sì, chi rimane in negozio può sapere quali copie sono disponibili in libreria e quali si trovano temporaneamente fuori sede.
Cosa devo registrare prima di un evento?
È necessario indicare i titoli e le quantità che vengono portati fuori dalla libreria. WinVaria mantiene traccia della movimentazione fino al loro rientro.
Al termine dell’evento devo inserire tutte le vendite effettuate?
Al rientro è sufficiente registrare i libri effettivamente restituiti. WinVaria ricava automaticamente dalla differenza quelli che sono stati venduti.
Come vengono calcolati i libri venduti durante l’evento?
WinVaria confronta le quantità inizialmente uscite con quelle rientrate. Le copie che non vengono restituite vengono considerate vendute e registrate come tali.
Cosa succede ai libri che rientrano dall’evento?
I libri restituiti vengono nuovamente inseriti nelle giacenze disponibili della libreria.
Posso utilizzare la funzione per il conto visione?
Sì. La funzione può essere utilizzata anche per tenere sotto controllo libri lasciati temporaneamente in conto visione e gestirne successivamente la restituzione.
Posso importare rapidamente un elenco di libri in un Prestito?
Sì, è possibile importare un elenco di libri tramite un file Excel oppure con terminale Opticon OPH-3001. In questo modo anche elenchi numerosi possono essere caricati rapidamente, riducendo inserimenti manuali e tempi di lavoro.
La funzione è utile anche se porto fuori solo pochi libri?
Sì. Non è necessario movimentare grandi quantità: la funzione è utile ogni volta che vuoi mantenere traccia precisa di libri temporaneamente fuori dal punto vendita, indipendentemente dal loro numero.